De groothandel heeft zijn eigen eisen voor ERP-software. We zullen je laten zien wat die zijn. 

Met ERP-software hebben bedrijven de mogelijkheid om hun eigen processen te optimaliseren en middelen efficiënter in te zetten. De groothandel kan in bijzondere mate profiteren van een holistische ERP-software.

We laten u zien waarom de ERP-software bij uw eigen bedrijf moet passen, welke uitdagingen zich vooral voordoen voor groothandelsbedrijven en welke voordelen ze kunnen halen uit een dergelijke applicatie. 

Definitie: Wat is ERP-software? 

De afkorting ERP staat voor enterprise resource planning. Dit is de taak van een bedrijf om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Daartoe moeten de bestaande processen zodanig worden geoptimaliseerd dat er geen verspilling van middelen ontstaat. 

Tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat elk proces te allen tijde met de juiste hoeveelheid middelen is uitgerust. Omdat bedrijven talloze processen van verschillende aard hebben, is dit geen gemakkelijke onderneming. Hier komt ERP-software om de hoek komen te vallen. 

Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Alle actoren in het bedrijf werken met dezelfde gegevens, die enerzijds de informatiestroom versnellen en anderzijds fouten als gevolg van verschillende informatieniveaus voorkomen. 

Ontwikkeling van een ERP-software 

Een ERP-software is opgebouwd uit modules die via de database met elkaar verbonden zijn. Elke module behandelt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Modules zijn te vinden voor boekhouding, magazijnbeheer, logistiek, productie of voor klantrelatiebeheer of documentbeheer. 

Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf worden extra modules toegevoegd of uitgesloten. Het doel is om de software te gebruiken om alle processen van uw eigen bedrijf te dekken. Dit is de enige manier om resources op alle niveaus op de lange termijn te besparen en processen te optimaliseren. 

Met ERP-software kunnen vervolgens alle resources worden gedistribueerd naar de bestaande processen. Door de centralisatie van de data kunnen processen over afdelingen heen worden geïmplementeerd en dus veel leaner. De software biedt de mogelijkheid om alle processen centraal te plannen, aan testuren en te monitoren. 

ERP-software moet passen bij uw eigen bedrijf 

Omdat bedrijven verschillende processen hebben, verschillen ook de verschillende ERP-softwareoplossingen op de markt van elkaar. Veel ERP-leveranciers hebben zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hebben hun oplossingen in de loop der jaren aan hen aangepast. 

De ERP-markt omvat ook tal van ERP-oplossingen ontworpen voor groothandels. In hun standaardversies bestrijken deze al verregaande processen van een groothandelsbedrijf en hebben ze speciale functies die de dagelijkse gang van zaken ondersteunen.

Op dit moment willen we ons richten op een paar van deze functies van een ERP-software voor groothandelsbedrijven en laten zien hoe ze helpen om middelen te besparen en efficiënter te werken.

Voorraadbeheer in de groothandel

De functies rond voorraadbeheer helpen groothandels om de magazijnen en fysieke voorraden in kaart te brengen en strategisch te beheren. Op deze manier is het mogelijk om volledig te documenteren waar een batch vandaan komt en waarvoor deze wordt gebruikt. Aandelen kunnen ook op verschillende locaties worden bijgehouden. 

Dankzij duidelijk afgebakende opslagruimtes kunnen de binnenkomende goederen veel sneller worden verwerkt en kan ook het picken van verkooporders sneller worden uitgevoerd. Werk is veel efficiënter, tijd- en kostenbesparend. Het feit dat alle data in real time beschikbaar is, betekent dat het altijd direct herkenbaar is wanneer een artikel schaars dreigt te worden. Een overeenkomstige bestelling kan dan automatisch door het systeem worden gedaan.

Inkoop in de groothandel

Het is belangrijk om altijd alle kosten in de gaten te houden. Vooral bij inkoop zijn de factoren prijs, kwaliteit en levertijd bepalend. Door middel van flexibele prijzen worden de beste voorwaarden onderhandeld met leveranciers. Efficiënt bestellen zorgt voor een lage voorraad met voldoende beschikbaarheid van alle artikelen. Daarnaast kunnen alle leveranciers continu worden geëvalueerd, wat zorgt voor betrouwbaarheid en kwaliteit op lange termijn. 

Het hele bestelproces gaat gepaard met de ERP-software en zonder dubbel dataonderhoud. Inkoopprocessen kunnen ook eenvoudig worden geanalyseerd. Facturen, leveringsbonnen en bestellingen kunnen snel worden beoordeeld op leveringsbetrouwbaarheid, prijsontwikkeling of andere factoren zoals ordervoorraden. 

Documentbeheer in de groothandel

Een groot deel van de dagelijkse werktijd wordt verantwoord door het zoeken naar documenten. E-mails, brieven, leveringsbonnen, facturen, enz. – het zoeken naar documenten belast werknemers en leidt tot verspilling van werkuren. Via een duidelijk gedefinieerde mappenstructuur worden alle documenten die in het bedrijf worden verwerkt centraal opgeslagen. Verschillende zoekfuncties kunnen vervolgens worden gebruikt om alle documenten snel en gemakkelijk te vinden.

Dit creëert transparantie en bespaart tijd in het dagelijks werk. Daarnaast kunnen documenten op een auditbestendige manier worden gearchiveerd. Het systeem herinnert aan verwijderingstermijnen en regelt de toegang tot bepaalde documenten. Processen die documenten bevatten, kunnen worden toegewezen aan vooraf gedefinieerde workflows en kunnen snel en veilig worden verwerkt.